І. Загальні положення

1. Дана інструкція розроблена на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2. Інструкція дає роз’яснення поняття «інформаційний запит», визначає розпорядників публічної інформації виконавчого комітету міської ради, процедуру отримання, реєстрації, розгляду інформаційного запиту, підготовки та надання відповіді на нього, контролю за дотриманням термінів його виконання.

3. Положення інструкції обов’язкові для виконання кожним відповідальним працівником виконавчого комітету Лубенської міської ради.

ІІ. Поняття інформаційного запиту

Інформаційний запит – це звернення особи до розпорядника інформації з проханням надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.

Запит може бути індивідуальним або колективним, в усній, письмовій чи іншій формі (надісланий поштою, електронною поштою, факсом, телефоном).

ІІІ. Розпорядник публічної інформації

Розпорядником публічної інформації є виконавчий комітет Лубенської міської ради.

Відповідь на інформаційні запити громадян дається за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

ІУ. Процедура роботи  з інформаційним запитом

1. Відповідальний працівник виконавчого комітету міської ради (далі реєстратор) надає (за необхідності) допомогу громадянину у складанні інформаційного запиту, приймає інформаційний запит, ставить штамп, відмічає на ньому дату отримання запиту та реєстраційний номер, вносить відповідні дані про запит до Журналу реєстрації  інформаційних запитів, визначає управління чи відділ, який володіє затребуваною публічною інформацією, передає протягом 1 години запит начальнику цього управління чи відділу.

2. Реєстрація інформаційного запиту здійснюється відповідно до номенклатури справ виконавчого комітету міської ради.

3. У разі, якщо запит надійшов в усній формі, реєстратор самостійно заповнює бланк запиту на підставі усної інформації від заявника.

4. У випадку, якщо запит стосується інформації з обмеженим доступом, конфіденційної або службової, реєстратор готує письмове роз’яснення та направляє його заявнику поштою.

5. Якщо розпорядник не володіє запитуваною інформацією, реєстратор направляє запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.

6. Відмова або відстрочка у задоволенні запиту на інформацію можлива у випадках, передбачених ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

7. Начальник управління, відділу, якому реєстратор передав запит, ставить свій підпис у Журналі реєстрації інформаційних запитів про отримання запиту, вивчає його, визначає відповідального виконавця та передає йому запит для виконання.

8. Виконавець розглядає запит, готує у триденний строк відповідь на нього у 2-х примірниках: один – на офіційному бланку для заявника, другий – для збереження у виконавчому комітеті міської ради; ставить свій підпис на другому примірнику, візує відповідь на інформаційний запит у начальника управління з питань юридичного і інформаційного забезпечення виконавчого комітету міської ради або головного спеціаліста юридичного відділу, підписує обидва примірники відповіді у розпорядника інформації, передає їх разом із самим запитом реєстратору.

9. Реєстратор поштою відправляє відповідь на інформаційний запит, робить про це запис у Журналі реєстрації інформаційних запитів.

10. Запит та другий екземпляр відповіді на нього реєстратор зберігає в папці «Інформаційні запити».

11. Контроль за своєчасним виконанням інформаційного запиту здійснює реєстратор.