Організація прийому громадян та їх письмових звернень
(витяг з рішення виконавчого комітету Лубенської міської ради
№18 від 23.02.2021 р.)
7.1. Прийом і реєстрацію звернень (заяв, скарг, пропозицій) громадян у виконавчому комітеті Лубенської міської ради Лубенського району Полтавської області здійснює сектор звернень громадян та контролю загального відділу, а у населених пунктах Лубенської територіальнолї громади – діловод або спеціально визначена особа.
7.2. Спеціаліст сектору звернень громадян та контролю загального відділу попередньо розглядає звернення громадян, що надійшли, та направляє їх для розгляду міському голові, першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов'язків.
Після розгляду керівниками пропозицій, заяв та скарг громадян спеціаліст сектору звернень громадян та контролю загального відділу направляє їх згідно з резолюціями до виконання керівникам виконавчих органів міської ради.
7.3. Пропозиції, заяви, скарги громадян, що надходять до виконавчого комітету, розглядаються у строки, визначені діючим законодавством.
Контроль за дотриманням строків проходження звернень у виконавчому комітеті здійснює сектор звернень громадян та контролю загального відділу.
7.4. Звернення громадян вважаються знятими з контролю, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи і дані вичерпні відповіді заявникам.
Листи громадян не вважаються виконаними, якщо у відповідях пові-домляється лише про запропоновані заходи для вирішення поставлених у них питань.
У попередніх відповідях обов'язково вказується кінцевий термін виконання. У цьому випадку документ залишається на контролі до остаточного вирішення питання.
7.5. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюють Лубенський міський голова, секретар Лубенської міської ради, перший заступник та заступники Лубенського міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, а у населених пунктах Лубенської територіальної громади - староста згідно із графіком, затвердженим Лубенським міським головою.
Лубенський міський голова здійснює прийом за попереднім записом, перший заступник та заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету здійснююєть прийом без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.
Виїзний прийом громадян здійснює Лубенський міський голова, його перший заступник та заступники згідно з графіком, що розробляється щомісяця та затверджується міським головою.
7.6. Попередню співбесіду з громадянами і запис на прийом до міського голови проводить спеціаліст сектору звернень громадян та контролю загального відділу.
На звернення кожного відвідувача, який був на прийомі, заповнюється картка встановленого зразка.
7.7. Спеціаліст сектору звернень громадян та контролю загального відділу надає допомогу щодо розгляду порушених питань у випадку, коли громадянин вперше звертається до виконавчого комітету Лубенської міської ради Лубенського району Полтавської області.
У випадку, коли громадянин звертається до виконавчого комітету повторно, з'ясовується до кого із заступників Лубенського міського голови або керівників управлінь, відділів та служб виконавчого комітету він вже звертався і яке рішення прийнято, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали з їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, проводиться запис на особистий прийом до Лубенського міського голови.
7.8. Спеціаліст сектору звернень громадян та контролю загального відділу забезпечує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, для чого він має право запросити від відповідних посадових осіб інформацію стосовно результатів порушених заявником питань.
7.9. Контроль за виконанням доручень, що надані в час прийому, здійснює сектор звернень громадян та контролю загального відділу.
7.10. Сектор звернень громадян та контролю загального відділу систематично аналізує роботу щодо прийому громадян, узагальнює питання, з якими вони звертаються, подає керуючому справами пропозиції щодо усунення недоліків в організації прийому громадян.
7.11. Сектор звернень громадян та контролю загального відділу здійснює щоденний контроль за своєчасним і належним розглядом пропозицій, заяв, скарг громадян, проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах Лубенської міської ради, в підпорядкованих установах та організаціях, комунальних підприємствах, надає їм необхідну практичну та методичну допомогу, готує пропозиції щодо усунення порушень і недоліків, інформує про результати перевірок керуючого справами виконавчого комітету міської ради.
